Skarpt läge: Nedslagen upphandling
En sådan upphandling till och jag är förlorad, konstaterar Henrik Jönsson i en betraktelse över ett förfarande som för att garantera rättvisa blivit så komplicerat att det omöjliggör just det.
Det är lätt att förstå syftet med ett reglerat upphandlingsförfarande: hantering av skattemedel riskerar att föranleda korruption. Mekanismer har rättmätigt etablerats för att söka upprätthålla en objektivitet som stävjar otillbörlig svågerpolitik.
Myntets baksida är mycket omfattande. De dokument och regler som styr upphandlingar är ofta exceptionellt komplexa, vilket hämmar de naturliga marknadsmekanismerna och gör det svårt för mindre aktörer att delta.
Det föreligger också ett negativt incitament för den upphandlande parten att prioritera korrekt byråkratisk procedur över ett gott upphandlingsresultat: man avkräver de i upphandlingen deltagande aktörerna dokumentation så omfattande att redan förberedelsekostnaderna blir exkluderande.
En upphandling inleds ofta med en så kallad “RFI” – en förfrågan om information. Här inbjuds aktörerna att delge huvudmannen för upphandlingen erforderlig kunskap. I själva verket utgörs denna fas av ett lågintensivt krig, där de inblandade aktörerna försöker påverka utformningen av upphandlingen till egen fördel och till konkurrenternas nackdel.
Nästa fas är “RFQ” – anbudsbegäran. Dessa har mycket litet att göra med ett traditionellt offereringsförfarande. De aktörer med bäst erfarenhet av att strategiskt spela upphandlingsspelet tillskansar sig fördelar. Kompetens inom upphandling tenderar således att trumfa kompetens om produkt.
Väl införstådd med ovanstående deltog ändå en av våra verksamheter nyligen i ett för upphandling förberedande dialogmöte. Den eftersökta produkten var av kreativ digital natur, varvid en majoritet av de inbjudna aktörerna var just den typ av mindre bolag som tenderar att förfördelas i upphandlingsförfaranden.
Redan det för dialogmötet förberedda upphandlingsunderlaget, vilket under ett halvår förberetts av tre kommunala heltidsstjänster, var så omfattande att en full arbetsdag inte räckte för att gå över huvudpunkterna. Märkliga detaljer beskrevs i minutiös detalj, medan kolossala luckor ansatte helt centrala frågeställningar.
Jag valde i ljuset av detta att understryka vikten av tydlighet och enkelhet, vilket mottogs med viss förståelse, och man erbjöd även tillträde till externa konsulter för hjälp att uppfylla formalian i anbudsliturgin.
När jag någon tid senare nås av den slutliga upphandlingen får jag konstatera att den i tillgänglighet betraktat får Apokryferna att framstå som Fem på Äventyr. Ingen av de erbjudna konsulterna visar sig när jag kontaktar upphandlaren heller stå till förfogande.
Efter åtskilliga dagars arbete med upphandlingsmaterialet snubblar en medarbetare slutligen över ett konkurrerande bolags produktblad varifrån samtliga centrala upphandlingskrav hämtats, punkt för punkt, ned till dimensioneringen av monteringsdetaljer.
Det kallas i folkmun “en skräddarsydd upphandling” när marknadsmässig konkurrens reduceras till en chimär då en specifik leverantör egentligen redan tilldelats jobbet. Det framstår problematiskt att lagen om upphandling på detta sätt låter utomstående verksamheter i onödan förbruka privata resurser i en på förhand avgjord upphandling, med enda syfte att regelverken om opartiskhet och konkurrens skenbart ska uppfyllas. I jämförelse framstår gammal hederlig svågerpolitik ärligare, och i synnerhet mindre ekonomiskt destruktiv.
Låt oss konstatera att rådande upphandlingsförfarande är behäftat med betydande tillkortakommanden.
För att parafrasera Pyrrhus: En sådan upphandling till och jag är förlorad – men ytterst är det den offentliga sektorn som drabbas av en självförvållad kompetensutarmning. Mina verksamheter kommer ej framgent att delta i upphandlingar.
Detta är statens förlust, inte min.
Henrik Jönsson är entreprenör och företagsledare