Tolle Ramstedt; Det fria ordet

TOLLE RAMSTEDT:
Det fria ordet
Håller våra sammanträden på att ta loven
av oss – och av våraförvaltningar, företag
och organisationer? Har mångsysslarna och
pamparna blivit ett hot mot demokratin?
Dessafrågor diskuteras i denna artikel av
direktörTolle Ramstedt. Som utredare och
organisationsman har han arbetat med
parlamentariska procedurfrågor och praktisk
sammanträdesteknik. Han vet hur det går till
att stimulera de tysta. De enskilda
människorna blir alltför lätt undanträngda
av professionella storpratare.
Sammanträdet har vind i seglen som aldrig
förr. Som arbetsform och informationsmc’!>-
del – och som sysselsättning – kommer sammanträdet till allt flitigare användning inom
samhälle, förvaltning och utbildning, inom
näringsliv, yrkes- och arbetsliv liksom inom
fritidens frivilliga föreningsverksamhet.
Men våra sammanträden har ändrat karaktär och stil. Förr var sammanträdena ofta
auktoritära, stela och gediget tråkiga. Det
gällde att hålla på hävdvunna former. Man
omgav sig med formalistisk vokabulär och
dekorativa ordvändningar. Om man inte behärskade den konsten skulle man vara tyst.
Avspänd naturlighet hörde inte hemma på
sammanträden. Spontan och omedelbar fick
man inte vara.
Mycket har hänt på detta område bara
under de senaste l0-15 åren. Spärrarna
har lossnat. De strikta överläggningsreglerna har luckrats upp, beslutsfraser och
andra termer har blivit mindre konventionella, samtalsformerna ledigare. Det känns
på många sätt positivt och befriande. De faktorer som har betytt mest för denna utveckling är väl den nya öppenheten i samhället
med vidgat samarbete i arbetslivet, breddade sociala kontakter och det allmänna duandet.
Vi går på sammanträde inte bara för att
delta i överläggningar och kollektiva beslut i
former som utvecklats med våra politisk-parlamentariska organ som förebilder. Vi har
en uppsjö av sammanträden av mer eller
mindre olika slag: beredningssammanträ-
den, planeringssammanträden, samrådssammanträden, förhandlingssammanträ-
den, sammanträden med lednings- och styr- ———————-…………..
228
grupper, delegationer, utskott, nämnder,
kommitteer, projektgrupper, referensgrupper, arbetsgrupper etc. Det finns också nå-
gonting som kallas organ för övergripande
planering.
Säkert deltar vi ibland i sammanträden för
erfarenhetsutbyte och i diskussionsmöten,
rådslag, informationsmöten och rapportmö-
ten. På våra arbetsplatser kan vi få vara med
på stormöten och småmöten. Ingen behöver
gå sammanträdeslös. Det bjuds kanske också
på avdelningsmöten, avdelningschefsmöten,
sekreterarmöten, möten för personalen på
första, andra och tredje våningen osv – för
att inte nämna gruppmöten och samtalsmö-
ten. Vid sidan av sammanträden kommer så
personaltidningar, instruktioner, cirkulär,
promemorior, informationsbroschyrer, organisationsmeddelanden. Måltidssammanträden – arbetsluncher, arbetsmiddagar,
kaffesammanträden – är mycket populära.
De anses speciellt effektiva, eftersom man
kan slå två flugor i en smäll genom att äta
och dricka och prata på en gång.
En betydelsefull roll spelar kurser och
konferenser och deras varianter kurskonferenser och konferenskurser. Den som är särskilt aktiv kan få komma med på kongresser
och stämmor eller rentav på seminarier och
symposier.
Att det gått inflation i antalet sammanträdesbenämningar liksom i användandet av
själva ordet sammanträde är uppenbart. Det
kan man naturligtvis rycka på axlarna åt.
Värre är det med inflationen i själva sammanträdet. Håller inte sammanträdena på
att ta loven av oss- och av våra förvaltningar,
företag och organisationer?
Ekonomiskt slöseri
Undersökningar på en rad arbetsområden
vittnar samstämmigt om att det myckna sammanträdandet drar stora kostnader. Den tid
och de krafter som ägnas åt diskussion och
information står ofta inte i rimlig proportion
till utbytet. Det pratas för mycket och uträttas för lite. Därmed försvårar eller hindrar
sammanträdena andra sysselsättningar och
aktiviteter, som det skulle vara nyttigare att
ägna sig åt. Man kan inte komma ifrån –
hur kommersiellt och följaktligen fult det än
låter – att tid fortfarande är pengar. Det
gäller också sammanträdestid.
Det samhällsproblem, som detta ekonomiska slöseri innebär, skall inte ytterligare
diskuteras i detta sammanhang. Det finns
också andra problem i anslutning till det
myckna sammanträdandet som behöver tas
upp till debatt, bl a arbetsformer och spelregler, attityder och beteenden. Såväl i det
offentliga livet som inom ekonomisk och
facklig samverkan och i ideellt föreningsarbete framträder här tendenser som kan bli
till ett hot mot den demokrati och det medbestämmande, som det ju ändå var meningen att man skulle bef<ista och utveckla.
Först skall sägas att många hälsar det svällande sammanträdandet med tillfredsställelse. De menar att fler och fler människor
behöver mer och mer information. De hävdar att det innebär ökad demokrati om det
blir fler och fler tillfållen att diskutera den
ökade mängd frågor som berör oss.
Detta låter sig naturligtvis sägas. Men hur
blir det i praktiken? Får vi inte för mycket a
det goda – med resultat att det vällovliga
syftet motverkas?
Mångsysslarna
Det är här vi finner hotet mot demokratin
och medbestämmandet. Detta hot kommer
från mångsysslare, pampar och pratmakare
och från alla dem, för vilka sammanträdet
tillgodoser ett obetvingligt hävdelsebegär.
Dessa sammanträdessabotörer har på
många håll redan sett till att de fått fast fot i
de nya informations-, diskussions-, samrådsoch beslutsorgan som sett dagens Uus under
senare år, och de är på god väg att ta kommandot över dem. Hemligheten i deras strategi är bl a att de är medvetna om organisationsdemokratins ömma punkt: att sammanträdets spelregler blivit allt liberalare. De
förstår att tänja ut dem till bristningsgränsen. Då kan de sätta sig på folk .
Det är naturligtvis inte något nytt att potentater sätter sig på folk. Det har de alltid
gjort. Det nya är att de nu får ett större
verksamhetsfält och därmed fler att sätta sig
på.
Genom det ökade sammanträdandet blir
detju fler mångsysslare; eller kanske lägger
de tidigare mångsysslarna beslag på fler
uppdrag. I varje fall får de mer att säga till
om. De går från sammanträde till sammanträde och får allt mindre tid att sätta sig in i
den växande mängd frågor som de åtagit sig
att sköta. Men goda röstresurser och verbal
uttrycksförmåga har de vanligen.
Pamparna och förmyndarna kan i kraft av
sin personliga auktoritet och/eller status också utöka sin makt. Ofta är det ingen som
l”ågar eller kommer sig för att protestera
eller ifrågasätta. Om man med tanke på sitt
eget välbefinnande vill hålla sig väl med chefen eller pampen, är det nog bäst att tiga och
229
samtycka eller – ännu hellre kanske – hålla
tal och samtycka.
De talträngda och de tysta
Så har vi de i största allmänhet talfö1·a. De
känner det som en plikt att göra sig till tolk
för sin oförgripliga mening i snart sagt varje
fråga. Ofta pratar de rakt ut i luften och
avbryter and1·a utan att bekväma sig med att
vänta på sin tur eller begära ordet. De pratar
omkull folk. Den timide och kanske valhänte
ordföranden låter dem hållas. Man skall ju
gunås ha ett öppet meningsutbyte. Inga restriktioner. Fritt fram för alla som vill komma till tals. Det finns också oi·dföi·ande som
inte kan hålla sig själva i skinnet. De lämnar
sina egna bidrag till ordflödet genom att ta
till orda så fort de kommer åt.
De som blir lidande av att detta oskick får
sprida sig är sammanträdenas tysta och anonyma m<Uoriteter. Det är alltså alla de som i
högtidliga deklarationer utlovats insyn, inflytande, delaktighet och medansvar.
Men hur ser verkligheten ut? Den stora
massan, de många enskilda människorna,
lockas – eller känner sig kanske mer eller
mindre tvingade – att gå till sammanträde.
Ofta går de därifrån besvikna. Det pratas så
mycket. Det är de gamla vanliga aktörerna
som breder ut sig, eller också svarar Höjdaren i stort sett ensam för hela föreställningen. Då är det inte lätt att själv ta till
orda, även om man skulle anse sig ha något
på hjärtat. Blyghet, försagdhet, brist på självsäkerhet lägger hinder i vägen. Vad hjälper
då otvungna diskussionsformer? Det är så
många människor man måste tala till, och då
kan man blamera sig.
230
I stället får man utlopp för sina åsikter och
ideer och sin eventuella kritik i kretsen av de
närmaste kamraterna på väg från sammanträdet. Då vågar man yttra sig, och debattens
vågor kan gå höga. Fast då är det förstås för
sent att påverka sammanträdets diskussioner och beslut.
Så småningom tröttnar man på alla informationer och diskussioner och tappar lusten
att engagera sig. Det mesta går ändå över
ens huvud, och man kan förresten ingenting
uträtta, eftersom man inte har ordet i sin
makt. Också andra ledsnar- kunniga, erfarna och duktiga människor, som skulle kunna
göra en värdefull insats för det gemensamma men som inte vill kasta bort sin tid på
ändlösa sammanträden utan hellre ägnar
sina krafter åt andra intressen och uppgifter. Man kan undra hur många konstruktiva ideer och uppslag som stannar vid tankar och ansatser i stället för att få mäta sina
inneboende kvaliteter med pratmakarnas
ordflöde och pamparnas dekreterande?
Måste vi då resignera? Kan vi inte göra
våra sammanträden effektivare och samtidigt stärka de enskilda människornas engagemang och inflytande?
Vad ordf”oranden betyder
Här har självfallet ordföranden huvudansvaret. Det första han måste tänka på är att
noga planera och förbereda sammanträdet,
att disponera ärendena och punkterna –
och den tid de bör och får ta.
Tidsplaneringen försummas ofta. Då är
det lätt hänt att ordföranden tappar greppet
om helheten. Sammanträdet fastnar i diskussioner om detaljer och oväsentligheter. När
man efter ett par timmar kommer fram till
en särskilt betydelsefull fråga, är deltagarna
trötta och vill gå hem. Vem har under så-
dana förhållanden lust att begära ordet och
argumentera för sin sak? Säkert klaras nu i
stället frågan av mer eller mindre omgående. Så hade det nog inte gått, om man hade
haft en annan arbetsordning och en tidsplanering som tagit hänsyn till frågornas betydelse och det förväntade intresset. Ordfö-
randen måste ha en sådan överblick av verksamheten och en sådan kännedom om stämningar och åsikter att han i stora drag kan
bedöma dessa frågor. Den ordförande, som
inte lägger ner omsorg på att förbereda sammanträdet och att ge riktlinjer för funktionä-
rerna och information till deltagarna, skall
inte förvåna sig över att han möter missnöje
och dåliga sammanträdesresultat.
Vad skall man göra åt en ordförande som
på ett eller annat sätt inte klarar sin uppgift?
I första hand: Vädja till honom – ensam
eller tillsammans med andra, vid sammanträdet eller utanför. Be honom följa smidig
svensk organisationspraxis. Framhåll för honom att han i sitt agerande måste ta hänsyn
t ex till att deltagarna kan ha olika förkullskaper i överläggningsteknik och i själva sak
frågan och alltså olika förutsättningar att följa och delta i diskussionen och bilda sig e1
uppfattning i den aktuella frågan.
Det är svårt för en ordförande att nonch:t
lera en sådan opinionsyttring. Gör han dd
ändå, måste man ta mod till sig och öppe
protestera mot hans sätt att sköta förhand
lingama och kräva att han rättar till vad
brister. I beslutande organ blir det då i
hand nödvändigt att – i demokratisk ordning – fatta särskilt beslut om hur konflikten skall lösas.
Givetvis är det bra om sammanträdets diskussioner kan ledas och föras i fria former.
Men när detta resulterar i lössläppthet och
några deltagare börjar ägna sig åt deklamatoriska utsvävningar eller gång på gång
faller andra i talet, är det tid för ordföranden att säga ifrån. Han får lov att strama åt
diskussionen – följa talarlistan – inskränka
replikerna – hindra avbrott – se till att talarna håller sig till ämnet – uppmana dem
att koncentrera sig. Då kan sammanträdet
komma i balans, vilket inte behöver innebära
formalism. Det läggsju ingen annan hämsko
på deltagarna än att de skall iaktta självdisciplin.
De enskilda deltagarna
För de flesta människor är det lättare att
yttra sig när de blir tilltalade eller får frågor
av andra än att ta till orda på eget initiativ.
Detta bör sammanträdesordföranden ta till
vara och utnyt~a. Han kan inte nöja sig med
att registrera de professionella talarnas inlägg och yrkanden och kanske själv ta del i
debatten. Det räcker inte heller med att förklara ordet fritt i största allmänhet och vänta
sig att de som brukar vara tysta skall ge sig in
i diskussionen just den här gången. Det gör
de inte.
I stället bör ordföranden enkelt och anspråkslöst vända sig direkt till någon deltagare: ställa frågor – intervjua – föra en dialog
– samtala; tala med, och inte till henne eller
honom – diskutera den aktuella sammanträ-
231
desfrågans innebörd, dess praktiska konsekvenser. Det går att ställa frågor till flera
deltagare och dra in också dem i samtalet.
Den motvilja som många känner då det
gäller att yttra sig i större församlingar kan
försvinna om det på detta sätt utan åthävor
förs ett samtal mellan några stycken. Det
lossnar för den som är tillbakadragen. Att
tala känns inte som att hålla ett tal.
Inom ideella och fackliga organisationer
och informationsorgan på arbetsplatser har
man med sådana okonstlade medel lyckats
få större uppslutning kring sin verksamhet.
Aktiviteten och samhörighetskänslan har
ökat, och nya dugliga medverkande har stimulerats att ta del i arbetet med de gemensamma uppgifterna. Den ordförande som är
mån om att hans organisation skall ha sin
förankring i en bred, intresserad och aktiv
opinion bör verka efter dessa linjer.
Vad skall sådana här amatörpsykologiska
råd ~äna till, undrar kanske någon. Har folk
inte mål i mun och kan göra sig gällande, får
de väl skylla sig själva. Inte kan man begära
att arbetstyngda chefer, ombudsmän och
förtroendemän skall behöva ta reda på vad
folk tycker i en mängd olika frågor och att
de skall ta hänsyn till detta i sitt handlande.
Folk kan ju så lite. Alla får ju ändå information om vad som uträttas till deras eget bästa.
Denna inställning – oreflekterad eller
medveten – är dessvärre mycket vanlig. Det
vore olyckligt om den tillåts breda ut sig. Vi
har alla ett ansvar för vår egen närdemokrati. Var och en kan i sin sammanträdesvärld göra en insats för att motverka fåtalsväldet och stärka de enskilda människornas
inflytande.